Google必修的圖表簡報術:Google總監首度公開絕活,教你做對圖表、說對話,所有人都聽你的!

  • 商業周刊
  • 2016/03/25
  • 柯爾‧諾瑟鮑姆‧娜菲克
  • 42079折優惠價/332

推薦序
資料的清晰度,反映你思考力的強弱
/ 《經理人月刊》總編輯 齊立文

某一場簡報結束後,有個聽眾走上前來,客氣地遞了一張小紙條給我。打開一看,大意是:我建議你的簡報不要「都是字」;講話過程中,也可以穿插一些「笑話或小故事」。

儘管我很樂於接受批評建議,但是心情還是低落了一會兒。我覺得自己的口語表達應該還算清晰,講話時也不會把簡報內容當稿子念,為什麼效果好像不太好?

幾年前就約略可以歸納出來、也能理解的原因,現在看來更清楚、也更迫切:在資訊爆量的時代裡,所有訊息已經到了只要觀眾的「眼球需要用力,就會被忽略」的程度了。甚至,說得更戲劇化一點,我們往往只有幾秒鐘的時間,抓到聽眾的眼神和心神,訊息一複雜、一模糊,觀眾就會無情地滑開、跳開。

所以,承認吧,看圖、看影片,就是比看字輕鬆;平鋪直敘,就是沒有說故事(甚或笑話)來得動人。

因此,想要精確傳達你想講的的訊息,達成你預期的結果,「苦工」應該要由你(簡報者)來做,在台下就先完成資料的耙梳和探索(exploration),然後交給聽眾「易懂」的內容,也就是你的解釋(explanation)、你的洞察(insight)。而這正是你之所以站在台上的責任。千萬不要嘴巴講著中文,聽眾聽起來像外星文;在簡報上貼了一大堆數字、表格,但是觀眾一看到就頭昏、皺眉頭。

當然,圖片的力量不用贅述,「一張圖勝過千言萬語」(A picture is worth a thousand words.)這句話,我們都感同身受。於是,觀念釐清了,緊接著技術問題就跑出來了:我不會用Excel、我不會畫圖、我沒有美感、我不懂設計、我數學超爛??。

以上哀鳴,其實就是這本書裡要破除的偏見。作者從設計思維借用了一句話:「先有功能,才決定形式。」(Form follows function.)簡單說,就是先確立你要表達什麼訊息、促成什麼樣的行動,再挑選你需要什麼樣的工具或表現形式。有時候,訊息很簡單、數字只有一個,「根本就不用做圖表」,純文字也行,換個顏色、改個字級大小就好。

「柯爾來拯救大家脫離爛PPT了!」
——Google人力營運部資深副總裁狂推
上市即登Amazon資訊管理類TOP1,讀者5顆星★★★★★強推!

Google最熱門內部訓練,
摩根大通、比爾蓋茲基金會、eBayAdobeAmazon都搶著學!
Google必修的簡報圖表術首度大公開,教你將:
不知所云、眼花冗長的圖表打動聽眾、說服所有人的好故事 

Google人力營運部資深副總裁、《Google超級用人學》作者拉茲洛‧博克
杜爾特設計執行長、《跟誰簡報都成功》作者南西?杜爾特
百大企業簡報教練、憲福育創共同創辦人、《上台的技術》作者王永福
《經理人月刊》總編輯齊立文
——專業推薦

曾任Google人力分析團隊總監6年的柯爾?諾瑟鮑姆?娜菲克,負責協助分析團隊和Google其他部門的溝通,接收到的業務訊息都是最棘手、最難處理的資訊,而她一向都能用這些資訊製造出最洗鍊、最好吸收的圖像,並用最有說服力的方式來說故事。她為Google開發出一套資料視覺化的訓練課程,不僅教全體Google人,還曾至各地開課五十次以上。

柯爾所提出的「別跟著流行走」(刪減花稍的過場動畫、圖像和文字,以訊息為中心)、「簡潔才是王道」(簡報的重點是清晰易懂的故事,而非漂亮的數據圖)等,都是她的名作。

最後,她決定至各地教學及寫作,完成自己「消滅全世界爛PPT的偉大使命。從這本書裡可以學到:

搞懂簡報的條理
→搞清楚你的觀眾是誰?你希望他們知道什麼?希望他們做什麼事?

選擇適當的視覺呈現
→教你想清楚是文字好?表格讚?還是線圖才好用?

(提醒你:原來圓餅圖和3D立體是地雷!)

拔掉與重點無關的雜草
→簡單才是王道!慎選放在頁面的元素,刪掉會耗腦力的非必要元素。

人人都能當設計師
→把你的頁面變得更易讀、更好用、更漂亮。

集中聽眾目光
→了解人類視覺運作原理,將觀眾的注意力導向你想要的地方。

說動人故事
→學編劇大師,說出清晰明瞭、有起承轉合的故事;確保故事順利傳達到聽眾耳裡,達到你想要的效果。

實戰演練
→step by step教你把資訊說清楚,把爛圖表改好,把好圖表變生動。

現代科技方便,信手拈來就能做出一張圖表。但此般優勢並沒有讓溝通變得更輕鬆,卻產生反效果。手頭的資訊越多,越難去蕪存菁、挑選出最重要的精髓——大概每個人都有被PPT惡整的經驗:字型有圓有方、五顏六色、項目符號和醒目提示亂成一團,整個簡報變成一場慘劇,讓人想直接離開報告現場。資訊圖表根本看不到資訊,統計圖和表格甚至還會誤導聽眾,讓人越聽越迷糊。

正如Google人力營運部資深副總裁、《Google超級用人學》作者拉茲洛?博克所說,柯爾的這10堂必修簡報課「教導大家如何從一片雜音當中汲取出真正重要的訊號,讓我們的聲音更容易為他人聽見。

上完課,不用再怕簡報秀出的圖表沒效果、沒人聽、看不懂! 

本書特色

1.全球最具指標性的Google,員工必修圖表簡報術首度公開
Google總監將多年來教Google人的圖表簡報術總結為10堂課,也於摩根大通銀行、比爾‧蓋茲基金會、惠普、eBay、Adobe、Amazon……開班授課,深獲好評。幫所有人打好基礎:6招把數字轉換成故事 × 10堂實戰特訓=解決所有無效溝通問題! 

2.教你做出讓觀眾聽進去、溝通到的簡報
人人都得做簡報,學校有教Excel圖表,卻沒有教怎麼讓觀眾一看就懂、一看就被說服。簡報天后以明確的step by step指南、before and after精彩範例,協助讀者克服資料視覺化的障礙。

 3.簡報無能者的救星來了!邊看書、邊吸收、邊把簡報做好!
簡報半天卻沒重點?提案總是被打槍?圖表觀眾看不懂?上台像念稿,越講越心虛?有救了!作者以「消滅全世界爛PPT」為使命,教你將混亂資訊化為視覺圖表→上台說好故事→說服觀眾! 

4.各產業都好用,實例滿載!
內容以基礎概念與實例演練為主,不限特定產業或職位,實戰案例包山包海,科技、教育、消費性產品、非營利領域等,所有人都學得會,用得著。

推薦序  完成「消滅全世界爛PPT」的偉大使命         拉茲洛‧博克
推薦序  把圖表變成簡報說服的好工具                王永福
推薦序  資料的清晰度,反應你思考的強弱              齊立文

前言用圖表說好故事
到處都是爛圖表                               
沒有人天生就會用資料說故事
這本書是寫給誰看的?                   
我怎麼學會用資料說故事的?
用資料說故事的6堂特訓                       
不同產業的實例,應有盡有
不限使用特定工具                           
本書的架構 

第1有條理,很重要
•探索型分析(一百顆牡蠣)vs. 解釋型分析(兩顆珍珠)
對象、內容與方法                           
對象Who
內容What                                         
方法How
舉個例子說明:對象、內容與方法
搞懂脈絡:該問的問題
3分鐘故事 & 核心想法                 
分鏡腳本

第2選對有效的視覺元素
數據少,就用「純文字」               
「表格」的主角是資料
4種常用「圖表」              
用「點型圖」看分布       
用「線型圖」看關聯           
用「條狀圖」比多少       
用「區域圖」看差異           
其他種類圖表         
盡量別用的圖表:圓形圖       
向立體圖說「不」 

第3拔掉干擾閱讀的雜草
「認知負荷」越大,越懶得看     
雜訊應該清乾淨
格式塔的視覺法則                           
缺乏視覺秩序的惡果
未多加考量的使用對比                   
step by step除雜訊
 
第4把聽眾的注意力吸過來
用大腦看東西                                   
照過來!前注意特徵能幫助集中目光
文字中的前注意特徵                       
圖表中的前注意特徵
大小怎麼用                                       
色彩怎麼用

第5設計師思維
一眼就能看出功能                           
對各種人都好用
美的設計比不美的要好用               
增加接受度 

第6解析5個好範例
•範例(1) 折線圖                                 
範例(2) 加進預測與註解的折線圖
範例(3) 100%堆疊直條圖                
範例(4) 正負堆疊長條圖
範例(5) 堆疊橫條圖

第7學習說故事
故事的魔力                                       
創作故事架構
怎麼開頭                                           
中段
安排敘事結構                                   
重複的力量
•將故事說清楚的技巧

第8動手改造爛圖表
練習第1課的「理解脈絡」       
練習第2課的「選擇適當的呈現方式」
練習第3課的「移除雜訊」        
練習第4課的「集中聽眾的注意力」
練習第5課的「設計師思維」    
練習第6課的「說故事」

第9∥5改造案例
案例(1) 深色背景的色彩安排         
案例(2) 在視覺元素中使用動畫
案例(3) 順序的邏輯                         
案例(4) 避免麵條圖的策略
案例(5) 圓形圖的4種替代方案

第10學會了!
•後續該做些什麼                               
訣竅(1) 摸熟工具
•訣竅(2) 重複修正並尋求意見         
•訣竅(3) 分配足夠時間給準備故事
•訣竅(4) 從好例子當中找靈感         
•訣竅(5) 樂在其中、找出自己的風格
•協助團隊改善資料敘事能力

寫在最後
謝辭

作者簡介/柯爾‧諾瑟鮑姆‧娜菲克Cole Nussbaumer Knaflic
Google前人力分析團隊總監、最強簡報講師、暢銷作家、人氣部落格主

柯爾擅長以高效率展示量化資訊,用資料說出豐富的故事,而且還將她的簡報專長撰寫成部落格。她開設的工作坊與簡報廣受好評,學員包括了全球各地的專業人士、公司與慈善組織。

柯爾曾擔任銀行業與私募股本的分析師,也曾擔任過Google人力分析團隊總監,因此培養出資料視覺化這項獨特天賦。柯爾於Google公司使用資料導向的方式,解釋創新人才計劃以及管理作業,讓Google公司得以吸引、開發人才,並且以最有效率的方式滿足企業需求。柯爾曾於歐美各地的Google辦公室開授她親自開發的資料視覺化課程,也曾於馬里蘭藝術學院(Maryland Institute College of Art,簡稱MICA)擔任兼任講師,教授資訊視覺化概論課程。

請造訪她的部落格:http://www.storytellingwithdata.com/

譯者簡介/徐昊
台大外文系、台師大翻譯研究所畢業,目前為自由譯者,喜歡旅行、學習語言、探索不同文化、享受人生。

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