為什麼你的工作做不完?──微軟傳奇工程師「贏在起跑點」的高效時間管理術

  • 商業周刊
  • 2017/10/05
  • 中島?
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【內文節錄】
●CHAPTER 1 為什麼你的工作會做不完?

◎工作做不完,是有跡可循的

星期五

「這個,麻煩在一星期內完成。」

你剛剛收到上司交辦的新工作。今天是星期五,期限就訂在下個星期五。你心想,既然有七天的時間,應該足以把這件工作做好吧?不過,除了新工作之外,還有一個得在下星期一完成的工作,考慮到優先順序,你決定先處理三天後得交件的工作。

於是,你努力在今天把三天後要交差的工作處理完。辛苦了,週末兩天先好好休息放鬆一下吧。

星期一

很快地,到了星期一。你開始著手處理上星期五被交辦的新工作。距離期限還有五天,你覺得沒什麼問題。
「應該來得及吧,先處理其他待辦事項好了……」

就這樣,你把新工作先放到一邊,忙著回e-mail跟處理另一項中長期計畫。當然這段期間,你也妥善安排了之後處理新工作的時間。

星期三

離期限只剩下兩天了……
「這樣可能做不完耶……」

雖然之前已經安排好時間了,不料實際執行起來跟想像中有落差。覺得可能無法在期限內完成的你,終於放下其他工作,認真處理上司交辦的新工作。

星期四
在期限前一天的星期四夜晚。被回信和緊急會議等瑣事占去不少時間的你,發覺大事不妙,離期限只剩幾個小時了,你只好努力熬夜趕工。

星期五

「那件工作完成了嗎?」
隔天,也就是星期五,你的上司主動問起那件工作的事。你背脊一涼,額頭頻頻冒汗,眨著因熬夜而充血的雙眼說道:
「對不起,因為還有其他工作……我也熬夜處理了……可以再給我一天的時間嗎……」
之後的種種慘狀,就任憑各位想像了。

其實,這是我剛認識前部屬A時發生的真實案例。

A是位看來忠厚老實的男部屬。我每次交代工作,他總會認真回答:「是,我會好好處理!」、「我知道了!」、「沒問題!」而且從未聽他抱怨過。當時我心想,這樣一位好部屬,真是可遇不可求。

但我後來發現,A對工作時間的掌控有些不夠精準。他經常在我交辦工作時,只是稍微瞄一下資料,就直接表示能在什麼時間完成。

從我這個上司的角度看來,A的工作狀況大致如下:

接下一個星期後要驗收的工作項目之後,A繼續認真上班。
雖然得同時處理其他瑣碎的工作,不過看起來有逐步進行我交辦的事情,週末也有好好休息,身為上司的我,看了也很放心。

但某天早上,我一到公司,發現A獨自睡在辦公室裡。我問他為什麼,他回說是因為熬夜留下來處理工作。

「還好吧?做得完嗎?」我有些擔心地問道。他只回答:「沒問題的!我會努力完成。」這是在期限前一天,亦即星期四早上發生的事。
聽了讓人有些不放心,但既然對方都說沒問題了,我也不好隨意干涉。A做事向來認真,不會偷懶或草草了事,所以我想,他說不定已經做得差不多了,只是想多花點時間提升品質而已。然而,到了星期五當天,A卻對我說:

「對不起,因為還有其他工作……我也熬夜處理了……可以再給我一天的時間嗎……」
A絕不是懶散行事的人,許多工作也能在規定期限內準時交出。但是,他經常在瑣事上花費不少時間,導致無法如期完成重要的工作。

那次之後,A更是每次都在期限快到時才向我道歉說:「對不起,我還沒做好……」而且還眉頭深鎖,表情看似真的很愧疚。他也常常熬夜工作,隔天兩眼通紅地來找我說:「我昨天已經熬夜處理了……」這種情況重複了好幾次。
大約持續三個月左右後,身為上司的職責與立場,我嚴厲訓斥了A一頓,從他是否對工作效率不彰有所反省,到若覺得來不及完成,至少要提早跟我報告等等。

我也對A的工作習慣下了些工夫。例如,當時那家公司,基本上以兩個星期為時間單位安排工作,因此我嘗試改以三天為一個單位,分配一些比較小的工作給他處理,或是單純把工作量減半。但結果依舊沒有任何改變,A總是到了最後關頭,才坦言無法如期完成。
A本身的工作能力相當不錯,也稱得上是位優秀的工程師。但他非常不擅長分配工作時間。工作量明明已經大幅減少卻依然做不完,我只能下這樣的結論了。

後來,其他人也幾度勸導A,延誤狀況遲遲不見改進。一年後只能遺憾地讓他離開我的團隊。身為上司,我深深感到自己的能力不足。
像A這般總是習慣在期限前,靠最後衝刺完成工作的人,堪稱具有「最後衝刺」傾向。這個詞彙後面會再度提到,這是一種工作時最必須避免的不良要素之一。

為什麼天才無法躋身一流團隊?

接下來,我要介紹另一位前部屬的例子。

T是一位在工作上能夠發揮高水準能力的天才。我想至少跟我比較起來,他的能力可說是在我的數倍之上。
但是,這樣的T在工作上卻有些靠不住。或許正由於太有才識及能力,他時常趕在期限之前,才匆匆追加專案中原本沒有提到的新功能。他提出的新功能確實優異,如果能實際導入產品當中,對產品的銷售額想必會有相當大的幫助。也令人感嘆,實在要具備天才級的程式設計能力,才能像T拿出這樣的成果。
但要在發行期限前追加產品的新功能,並不是一件容易的事。由於要追加最初設計案中沒有提到的新功能,到了產品整體架構都已經定案的時期,才想加入全新的項目,通常會有相當大的難度。

T無庸置疑地是一位天才。他的能力在團隊間,會是產品開發的一大助力。
只不過,T在工作上的表現並不穩定。以棒球來比喻,就像是一位時常被三振,卻偶爾會擊出全壘打的選手。這種選手在球團中或許會有不錯的待遇,但在經過縝密策畫的程式設計現場,專業度實在稱不上良好。工作能力乍看下很優秀,但以上司的立場來說,卻是難以管理的部屬。

「我追加了這些新功能!」每當T這樣說,我雖然感到高興,卻得每次因此四處奔走,進行調整,以避免新功能對既定的開發行程造成影響。

當然不是每次都會發生這種狀況,T也曾有幾次在期限內準時提出產品規格(雖說這本來就是應該達成的基本要求……)。

但這樣的表現,必須要能夠長期維持才有意義。工作表現上不夠穩定的天才,即便在先進的美國企業也很難有所發揮。

以開發車輛來比喻,目標是製作出低燃料費用的產品,設計者卻在接近正式出貨前才表示:「我試著裝上了渦輪增壓器」如此一來,整體企畫的宗旨將跟著一八○度大轉彎。

如果想加裝渦輪增壓器,就應該在初期規畫階段提出詳盡計畫才對。T的做法是在整體企畫進行到最終階段時,才設計裝設渦輪增壓器,因此會對計畫產生重大影響,結果將導致整體工作進度延宕。

T雖然具備出色的能力,隔年卻因此無法編入主力產品的開發團隊。

只要願意按部就班進行,工作就能準時完成,卻老是趕不及在期限前交出成果的A;以及才華洋溢,卻無法充分將能力顯現在成果上的T。他們之所以無法如期完成工作,都是因為不擅於分配時間。

                          掌握時間,你才能掌握自己的人生! 

前微軟傳奇程式設計師、UIEvolution創辦人──中島?,
曾開發出世界第一個專為電腦設計的CAD軟體「CANDY」,
學生時期便憑藉寫程式賺得超過「一億日圓」權利金。更因「嚴守截止期限」而改變了世界。
開發使微軟稱霸世界的作業系統「Window95」、奠定滑鼠「右鍵」「雙擊」「拖放」鍵功能形式……
首度公開40年經驗的超速時間管理術!

Windows95的設計思想就是從「速度」而生。
中島?說:「我只是真誠地面對時間,尋找出與其相處的模式而已。」

贏在起跑點的時間哲學Tips

● 奮力起跑的美國人,最後衝刺的日本人
● 缺乏「餘裕」的行動經濟學
● 即使有3,500 BUG,還是能改變世界
● 不浪費時間煩惱「今天上班要穿什麼?」
● 比爾.蓋茲的光速決策力
●「右鍵」概念的誕生秘密
● 把時間省下來,投入喜好的事物中
● 不想做討厭的事情,就提升效率
●「最後衝刺」是萬惡根源
● 從「嚴守交件期限」開始
● 最佳午睡時間:18分鐘
● 行學並進──在墜崖過程中組裝飛機
● 不光是運氣,「心態」更重要
● 比MBA學位更重要的事
● 以2:8法則貫徹工作
● 你睡前應該做的事

締造種種傳奇事蹟,中島?歸功於自己擅長「與時間相處」,再受比爾.蓋茲「光速」決策力薰陶,
傳奇工程師無私公開掌控時間的哲學,奉行40
年,真正贏在起跑點! 

【適用對象】
● 總是熬夜趕工的上班族
● 沒有目標的人
● 不懂得安排工作順序的人
● 想擁有更多自己時間的人
● 學會平衡工作與生活的人
● 想找到天職的人

【本書特色】

  1. 作者實踐多年的「贏在起跑點」的時間術。
  2. 作者分享在微軟工作的逸事、求學過程乃至人生經驗。

【名人推薦】

王志鈞│知名財經理財作家‧王老師財富管理學院創辦人
林大涵│貝殼放大股份有限公司共同創辦人
詹德弘│AppWorks之初創投合夥人
翟本喬│和沛科技創辦人暨總經理
蘇書平│為你而讀執行長•前微軟資深業務應用經理

第1章 為什麼你的工作做不完?
工作做不完,是有跡可循的
為什麼天才無法躋身一流團隊?
沒寫完應用題,就不算作答完畢
奮力起跑的美國人,最後衝刺的日本人
不說「盡快」,培養工作上的危機意識
缺乏「餘裕」的行動經濟學
工作做不完的主要因素
掌握訣竅,工作絕對做得完 

第2章 掌握時間,才能掌握全世界
這項工作,時間上來得及嗎?
手機App為什麼要不斷更新?
即使有三千五百個BUG,還是能改變世界
所有工作,必定得再度修改
雕刻石膏像時,沒有人會從「眉毛」開始
會面前三十分鐘,先去星巴克喝杯咖啡吧
只要準備好花束,要做什麼隨你高興
沒有咖哩塊,照樣能做出咖哩
不浪費時間煩惱「今天上班要穿什麼?」
比爾.蓋茲的光速決策力
「右鍵」概念的誕生秘辛
掌握時間,才能掌握全世界 

第3章 「贏在起跑點」時間術的誕生由來
為了去海邊,努力解決暑假作業!
預習,是最強的省時學習法
應考生的高效率作戰計畫
製造時光機的兒時夢想
把時間省下來,投入喜好的事物中
不想做討厭的事情,就提升效率
無法用言語解釋,就先做個原型吧
只是「先做個樣子」,卻改變了未來
企畫及早成形,就能抓住機會
為了網路這個概念而狂熱
讓任何人都能運用這套時間術 

第4章 馬上實踐「贏在起跑點」的時間術
什麼事情,百人當中一個人也做不到?
「最後衝刺」是萬惡根源
從「嚴守交件期限」開始
瞬間加速,贏在起跑點
工作的難易程度,先做才知道
熬夜工作要趁狀態最好時
別用最高效率完成工作
集中力的要訣──「界王拳」
使用界王拳時,有必要回信嗎?
以2:8法則貫徹工作
最佳午睡時間:十八分鐘
午後輕快又「閒適」地工作
凌晨效率最好的三個原因
到底何謂贏在起跑點的時間術? 

第5章 將「贏在起跑點」的時間術化為己用
把長期的工作直切分段
「同時進行的工作」就把一天橫切分段
必須同步處理大、小型工作時
如果還是不順利的話
你的工作不是墨守成規
如果他人拖延工作,就先製作「模型」
工作分配的程序 

第6章 掌握時間,你才能掌握自己的人生
具備目標,學習輕而易舉
行學並進──在墜崖過程中組裝飛機
不用苦讀也能說好英語的方法
別做必須逼自己才能專注的工作
選擇「合適職業」的標準
不光是運氣,「心態」更重要
忠實自我,勇於行動
何謂創造優秀點子的思考法?
從目前環境中,貼近夢想的方法
找不到想做的事情,就請教有經驗的人
比MBA學位更重要的一件事
掌握時間,你才能掌握自己的人生
所以,本書真正的目的是什麼?
你睡前應該做的事 

後記

中島?

1960年,北海道出生。早稻田大學附屬高中畢業,早稻田大學研究所理工科碩士。高中時代就在電腦雜誌《週刊ASCII》打工,負責撰寫報導、軟體開發工作。大學時代,研發出全世界第一款支援個人電腦的CAD軟體「CANDY」,賺進超過一億日圓的權利金。

1985年從研究所畢業後,任職於NTT研究所,1986年跳槽至日本微軟(微軟股份有限公司,MSKK)。1989年,轉調至美國微軟總公司,負責Windows95、Internet Explorer3.0/4.0、Windows98等軟體的基礎設計(構思軟體基本架構及整體設計理念),深受比爾.蓋茲行事風格的薰陶。

本書整理作者對於「時間術」的心得。從學生時代的軟體開發工程,到美國微軟總公司擴展滑鼠的「點擊右鍵」、「雙擊」以及「拖曳」功能,甚至負責Windows95的基礎設計、整合Windows98的作業系統與網頁瀏覽器,讓微軟的網頁瀏覽器市占率躍升成全球第一。締造這一連串驚人成績的秘訣,都來自於他獨特的「時間術」。

2000年離開微軟後,創立軟體公司UIEvolution,任職CEO一職至今。以個人名義經營的部落格「Life is beautiful」以及電子報「週刊Life is beautiful」也深獲好評。

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