成功者的行事曆,原來是這樣做的!

  • 商業周刊
  • 2014-2-13
  • 第1370期
  • 99優惠價/80

「進微軟前三個月,我每天走出公司大門就像是紅酒瓶被拔起來一樣,耳邊響起『啵!』才得到釋放。」台灣微軟(Microsoft)公關副總經理張衣宜,負責微軟在台灣的所有公關活動,對外她要跟五家外包公關合作,對內90%的工作是跨部門合作。 

她曾是被行事曆追著跑的白領,一天五、六場會議家常便飯,筆電螢幕右下角的IM(即時訊息,微軟內部社交通訊軟體)隨時擠滿了數十條未讀訊息。微軟內規,若對一件議案有異議,須在48小時回覆,否則視同同意,這讓她到哪裡都得帶著電腦。 

時間管理,更難了!
不懂安排,得花三成時間解決危機 

年底的績效考核是最緊張的時候。 

360度績效評估(編按:長官、同事的評語都會影響個人績效),加上平衡計分表,代表張衣宜工作不只要討好區域主管,還得打點平行部門的主管。 

長官交辦任務使命必達,壓力大到曾得胃潰瘍,張衣宜追求完美的性格,讓她現在睡夢中還會把指甲啃得光禿禿。 

網路新科技、組織新形態、新業務、新挑戰……接踵而至,讓現在的上班族,對時間的掌控難度更甚以往。據主計總處調查,2013年台灣就業者工時過長比率,創金融風暴以來新高,幾乎每六人就有一人每日平均工作達10小時以上,越來越多人被繁忙的行事曆追著跑。 

行事曆安排代表管理能力,失敗的行事曆偷走多少時間?答案是30%! 

顧問公司麥肯錫(McKinsey)2011年, 針對1400名高階主管調查發現,認為工作期待和時間配置得宜者,只有52%;認為自己時間配置不佳者,每天花三成時間解決各種非預期的危機,是時間分配得宜者的兩倍以上。如果以美國高階工作者每週工作60小時換算,一週竟花18小時應付突發狀況! 

時間小偷,更多了!
三種新趨勢,正在撕裂你的行事曆 

哪些新的「時間小偷」,讓你的行事曆更零碎? 

一、新網路科技:最常見的兇手,是很多人睡覺不離身的手機。過去只有電話和e-mail會打斷工作,現在,智慧型手機讓Line、WhatsApp、微信、臉書等社交網絡干擾隨時在身邊。 

二、新形態企業組織:為了更接近客戶、更靈活、更創新,許多企業都學習IBM、奇異(GE)和微軟,採用矩陣組織,但卻讓員工更易深陷多頭馬車,被丟超重工作。加上動輒20項指標的平衡計分卡、360度評量、專案管理等,企業用更多的管理工具,增加白領時間管理的難度。 

三、新舊事業兼顧:一份針對台灣營收五千大企業高階經理人進行的「2013年台灣創新企業調查」,有五成企業將增加資源到創新部門。這意味許多企業既要穩住舊事業,還得開創新事業;無論你職位高低,都可能陷入一人多工、應接不暇的窘境。

▲Sogo最年輕店長》每早擠90分鐘思考,官位一路升
▲媽媽主管》被3部門夾擊,照樣準時回家吃飯

完整精采內文請見《商業周刊》1370期,全省各大便利商店同步販售

封面故事

長官、客戶Line不停,各部門臨時call會議;
舊部門要穩住,新事業也要有成績單;
行事曆排滿滿,時間還是不夠用?
Sogo店長、商辦天后、科技董座教你用「期望值管理」,
不再疲於應付突發狀況,讓你省下30%時間!

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